Muitas empresas estão sempre em busca de evitar ou diminuir o problema dos passivos trabalhistas, algumas negligenciam os direitos trabalhistas por diversas razões, como desconhecimento das leis trabalhistas, crises financeiras ou falhas na gestão de recursos humanos que acabam gerando problemas.
Porém, o que os empresários não podem perder de vista é que esses problemas devem ser encarados o mais rápido possível, pois o descaso pode ser fatal e culminar até com a falência da empresa em determinados casos.
Por isso, neste artigo o leitor irá encontrar tópicos onde falaremos sobre:
- O que é revisão do passivo trabalhista?
- Quais impostos e contribuições sociais integram o passivo trabalhista?
- Quais os principais pontos a serem observados na revisão?
Abaixo, confira como essas questões podem ajudar na saúde financeira de uma empresa e de que forma você pode utilizá-las a seu favor.
O que é revisão do passivo trabalhista?
O passivo trabalhista é um conglomerado de débitos decorrentes da relação de trabalho que se acumulam no decorrer do tempo em função da violação das leis trabalhistas e previdenciárias.
Um exemplo é o não pagamento de horas extras, adicional de insalubridade, falta de recolhimento do FGTS, falta de pagamento da previdência social, ou ainda, falta de recolhimento do IR retido na fonte.
O passivo trabalhista é concretizado em uma eventual fiscalização do INSS, antigo Ministério do Trabalho, Receita Federal do Brasil ou decorrente de processos trabalhistas na justiça do trabalho.
Por exemplo: Horas extras. Se sua empresa permite que os funcionários façam horas extras sem o devido controle, pode gerar valores altos a serem pagos e se não forem, culminam em passivos trabalhistas. Uma prática recorrente:
O funcionário sempre bate o ponto depois do seu horário a fim de gerar horas extras e depois processa a empresa alegando que trabalhava mais do que devia.
Outra prática que deve ser evitada é uma folha ponto desordenada. Ela é uma comprovação documental do expediente do funcionário e uma segurança para ambos os lados.
Um outro cuidado a ser tomado é na hora de estabelecer o vínculo trabalhista e no momento da rescisão de contrato. É sempre bom manter a transparência na proposta de trabalho, na folha de pagamento e ter conhecimento da legislação para evitar erros.
Esses procedimentos e outros, são revisados a fim de evitar o passivo trabalhista e, consequentemente, a incidência a mais de tributos.
Quais impostos e contribuições sociais integram o passivo trabalhista?
O passivo trabalhista, além das verbas trabalhistas a pagar aos empregados, é composto por um conjunto de impostos e contribuições sociais.
Tais tributos correspondem:
- Contribuição patronal devida ao INSS;
- Contribuição previdenciária dos funcionários a recolher ao INSS;
- Contribuições devidas a outras entidades como SESI, SENAI, SESC, SENAT, SES;
- Contribuição previdenciária para Riscos de Acidente de Trabalho (RAT);
- Contribuições ao FGTS;
- Imposto de renda retido na fonte dos empregados a recolher;
- Contribuições ao INCRA (para algumas atividades)
Esses são os principais impostos e contribuições que integram o passivo trabalhista. Lembrando que débitos decorrentes de reclamatórias trabalhistas também compõem esse passivo.
Quais os principais pontos a serem observados na revisão?
Esse passivo trabalhista pode ser evitado ou reduzido com a adoção de políticas e controles internos capazes de identificar e prevenir possíveis falhas operacionais no gerenciamento de pessoas, na gestão de recursos humanos ou na interpretação legislativa.
Portanto, as empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes devem adotar algumas medidas como exemplo:
- Setor de recursos humanos capacitado – Seja ele próprio ou terceirizado, o setor de recursos humanos e de processamento da folha de pagamento devem estar bem capacitados e atualizados, conhecendo as leis. Isto reduz bastante os riscos de infringir alguma norma;
- Contrato de trabalho claro e detalhado – O contrato de trabalho guarda todas as condições necessárias sobre a relação de trabalho entre empregador e empregado, é o documento que vai dar início aos direitos e obrigações de cada parte. Nele deve-se observar alguns pontos como:
o Preferencialmente escrito, redigido de acordo com as leis trabalhistas e assinado pelas partes;
o Deixar claro o ramo de atividades da empresa, a função e atividades do empregado, jornada de trabalho, salário e prazo de duração;
o Pautar as penalidades por descumprimento de regras funcionais;
o Apresentar os acordos e convenções de trabalho da categoria;
- Manter cuidadosamente todos os documentos atualizados, assinados e arquivados, como exemplo, folhas de ponto, recibos de pagamento, holerites, recibos de depósito em conta, solicitações de férias, aviso-prévio, comprovantes de entrega de equipamentos de proteção individual, pedidos de demissão entre outros;
- Instaurar um sistema de controle de ponto, seja eletrônico ou através de fichas de controle. É essencial no cômputo das jornadas de trabalho;
- Executar programas de auditorias internas. É importante revisar todos os procedimentos, desde os trabalhistas até os tributários existentes na empresa, identificar eventuais falhas e descumprimento da legislação, elaborar manuais internos de procedimentos e propor ações para correção;
- Buscar ajuda de uma advocacia especializada, com a intenção de identificar qualquer descumprimento da legislação que possa comprometer as operações da empresa e tomar medidas de prevenção;
- Caso sua empresa seja obrigada, mantenha em dia as transmissões dos arquivos magnéticos do eSOCIAL. Esta obrigação surgiu no âmbito do Governo Federal, com o Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Dito isso, o eSocial visa a unificação de obrigações como as fiscais, trabalhistas e previdenciárias relativas às relações de trabalho, como por exemplo, as antigas GFIP, RAIS, MANAD, CAT, CAGED.
Mesmo que tenha um custo inicial na implantação do eSocial, o mesmo traz certos benefícios para as empresas e o principal deles é a economia de tempo para fornecer ao Fisco as informações mensais trabalhistas, além de maior transparência.
O passivo trabalhista já existe, e agora?
Neste caso, se a organização estiver na situação de inadimplente com relação aos direitos trabalhista, previdenciários e tributários, a principal indicação é buscar uma consultoria jurídica especializada, a qual poderá realizar estudos e ações da seguinte forma:
- Identificar os direitos violados;
- Acompanhar os cálculos e provisionamento dos débitos;
- Propor e supervisionar uma eventual denúncia espontânea, no caso de falta de recolhimento de encargos, a fim de estabelecer um acordo que minimize os impactos contra empresa;
- Identificar a melhor forma de parcelamento ou participação em programas de recuperação fiscal;
- Identificar recolhimentos de valores a maior, no caso de eventuais falhas na interpretação das leis;
- Ajuizar ações de defesa para o caso de autuações fiscais ou de repetição de indébito para os casos de recolhimento de encargos sociais e trabalhistas sobre valores recolhidos a maior;
Observados esses itens e um bom apoio jurídico, certamente sua empresa estará mais organizada e os riscos serão prevenidos ou minimizados.
Ainda ficou com alguma dúvida? Comente abaixo, estaremos à disposição para orientá-lo e seguiremos compartilhando informações importantes.
